Aplikasi Office Automation

    Dibaca 433 kali automation office

Apikasi Office Automation adalah suatu aplikasi berbasis web yang merupakan penjabaran dari kebutuhan manajemen Bank dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi anggaran serta mengurangi dalam penggunaan kertas dalam operasional Bank.

Dalam pengembangan aplikasi Office Automation yang dimaksud adalah pekerjaan back office di dalam perusahaan bank yang rutin dilakukan, seperti surat menyurat antar Bagian, Divisi, Direktorat atau dengan pihak luar. 

Benefit

Implementasi aplikasi Office Automation akan memberikan benefit bagi Bank, diantaranya:

  1. Menurunnya hasil rasio BOPO
  2. Meningkatnya efektifitas kinerja karyawan Bank.
  3. Pengelolaan kearsipan surat-menyurat menjadi lebih efesien dan efektif.
  4. Menjadikan standard baru dalam penerapan manajemen surat-menyurat dengan adanya fitur validasi surat, disposisi dan manajemen arsip surat secara elektronik.

Arsitektur Aplikasi (Ruang Lingkup Modul)

Penjelasan Modul

Modul-modul utama pada aplikasi Intranet Portal dapat dijelaskan sebagai berikut :

     1. Employee & Structure Organization

Modul ini berfungsi untuk mengelola pendataan seluruh karyawan yang ada pada bagian perusahaan /organisasi bank. Pendataan ini diperlukan bertujuan untuk keperluan disposisi dan data kepada siapa surat ditujukan.

     2. Naskah Dinas

Naskah dinas pada modul Office Automation berfungsi sebagai modul dalam pembuatan semua jenis naskah dinas seperti SK Direksi, Surat Edaran, Pengumuman, Surat Biasa, Nota Dinas dan Memo Dinas.

     3. Surat Masuk/Inbox

Surat Masuk adalah modul yang diperlukan agar pengguna office automation dapat melihat seluruh histori setiap surat yang pernah masuk atau disposisikan kepada pengguna/bawahannya. Pada modul ini juga terdapat fitur notifikasi surat terbaru yang belum dibaca oleh pengguna.

      4. Draft

Modul Draft digunakan saat pengguna membuat surat surat yang statusnya masih konsep atau 'draft' . Dengan modul ini pengguna dapat melakukan konsep yang akan dikirimkan atau dilanjutkan kepada checker atau Signer.

     5. Register Surat

Modul Register surat dibuat untuk dapat melihat urutan penomoran di setiap bagian atau unit kerja. Pada modul ini juga terdapat submodul Surat Masuk dan Surat Keluar yang berguna untuk melihat permohonan surat masuk dan surat keluar.  

     6. Surat Keluar

Surat Keluar merupakan modul yang digunakan untuk melihat seluruh data surat keluar yang pernah dibuat oleh user. Surat keluar yang ditampilkan hanyalah surat keluar yang pernah dibuat oleh user login.

    7. Disposisi

Merupakan modul yang berfungsi untuk melakukan proses disposisi atas surat yang masuk.

    8. Validasi Surat

Merupakan modul yang memiliki fitur untuk melakukan validasi surat yang diperlukan dalam setiap pengiriman surat kepada seluruh direksi, divisi, kantor cabang.

    9. Reporting

Merupakan modul yang memiliki fungsi untuk menampilkan laporan-laporan yang diperlukan

   10. User & Role Management

Merupakan modul untuk mengelola pengguna(user) Aplikasi dan hak aksesmya terhadap fungsi/modul.

   11. Administrasi Data

Merupakan modul untuk mengelola data master yang diperlukan dalam penggunaan Aplikasi, di mana setiap data-data yang terlibat di dalamnya dapat dimodifikasi sesuai keperluan.

 

 

 

 

Share: